Trong môi trường như vậy, mọi người đều nhận ra bản chất của Quản trị thông tin, nhưng làm thế nào để thực hiện nhiệm vụ to lớn này lại khó nắm bắt hơn.

Các tổ chức ngày nay đang trải qua sự tăng trưởng bùng nổ về khối lượng và tính đa dạng của dữ liệu mà họ thu thập, xử lý và lưu trữ. Thật không may, nhiều tổ chức không hiểu các loại dữ liệu mà họ xử lý và giá trị của chúng, điều đó có nghĩa là họ không thể sử dụng hoặc duy trì dữ liệu một cách hợp lý. Kết quả là, họ không đạt được mức độ thành công mà họ sẽ có nếu họ duy trì quản lý dữ liệu hợp lý.

Các tổ chức cũng có thể phải chịu hậu quả nghiêm trọng về tài chính, pháp lý và danh tiếng do quản lý dữ liệu kém. Quản trị thông tin giúp tránh được số phận tương tự.

Vậy, Quản trị thông tin (IG) là gì và nó đóng vai trò gì trong môi trường kinh doanh ngày nay? Hướng dẫn này sẽ làm sáng tỏ một số thông tin về IG – một lĩnh vực quản lý dữ liệu tập trung vào quy trình kinh doanh và tuân thủ.

Tổng quan về quản trị thông tin

IG là cách tiếp cận chiến lược để tối đa hóa giá trị của dữ liệu và giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc tạo, sử dụng và chia sẻ thông tin doanh nghiệp. IG coi thông tin là tài sản của tổ chức, đòi hỏi sự giám sát và phối hợp cấp cao để đảm bảo tính trách nhiệm, bảo vệ, toàn vẹn và bảo quản thông tin doanh nghiệp một cách phù hợp.

IG hướng đến mục tiêu phá vỡ các rào cản và tránh mọi sự phân mảnh trong quản lý thông tin, đảm bảo thông tin luôn đáng tin cậy và các tổ chức sẽ đạt được lợi tức đầu tư (ROI) trong các quy trình, công nghệ và con người mà họ sử dụng để quản lý thông tin.

Quản trị thông tin có nhiều định nghĩa chính thức, nhưng định nghĩa của Gartner được chấp nhận rộng rãi nhất. Định nghĩa này định nghĩa IG là một khuôn khổ trách nhiệm đảm bảo hành vi phù hợp trong việc tạo, định giá, sử dụng, lưu trữ, xóa và lưu trữ thông tin. Nó bao gồm các tiêu chuẩn và số liệu, vai trò và chính sách, và các quy trình cần thiết để đảm bảo sử dụng thông tin hiệu quả và hiệu suất cao, đồng thời cho phép các tổ chức đạt được mục tiêu của mình.

Các quy trình IG giúp quản lý việc sử dụng hồ sơ thông tin, chẳng hạn như thông tin khách hàng, hồ sơ nhân viên, hồ sơ y tế và sở hữu trí tuệ. Các chuyên gia Quản trị thông tin của công ty bạn nên làm việc với ban lãnh đạo và bất kỳ bên liên quan nào khác trong việc tạo ra các chính sách chỉ định cách nhân viên của bạn nên xử lý tất cả các tài sản thông tin của công ty.

Các mục tiêu quan trọng của Quản trị thông tin bao gồm:

• Hiểu và thúc đẩy giá trị của tài sản dữ liệu.
• Giải quyết hiệu quả mọi vấn đề liên quan đến dữ liệu và tạo ra các quy trình ngăn ngừa các sự cố tương tự xảy ra trong tương lai.
• Thực thi việc tuân thủ các tiêu chuẩn và chính sách liên quan đến Quản trị thông tin.
• Xác định và phê duyệt các chiến lược dữ liệu, tiêu chuẩn, chính sách và các số liệu và quy trình liên quan.
• Truyền đạt chính sách dữ liệu một cách rõ ràng với những người có liên quan.
• Tài trợ, theo dõi và giám sát việc thực hiện các dự án quản lý dữ liệu.

Khung quản trị thông tin

Để giúp bạn xác định rõ ràng các mục tiêu và quy trình Quản trị thông tin, bạn có thể phát triển các khuôn khổ để phác thảo chính thức cách tiếp cận của tổ chức bạn. Khuôn khổ phác thảo và trả lời các câu hỏi ai, cái gì, ở đâu, khi nào, như thế nào và tại sao.

Bạn nên điều chỉnh khuôn khổ của mình sao cho phù hợp với nhu cầu riêng của tổ chức, nhưng cần xác định các lĩnh vực được thảo luận dưới đây:

1. Phạm vi: Thiết lập phạm vi chương trình quản trị thông tin của bạn bao gồm phác thảo rõ ràng về các mục tiêu chung, các loại dữ liệu mà chương trình sẽ quản lý và những nhân viên nào sẽ giúp đạt được các mục tiêu này.
2. Chính sách và thủ tục: Khung này xác định các chính sách và thủ tục chung của công ty có liên quan đến toàn bộ chương trình quản trị thông tin. Bao gồm bảo mật dữ liệu, lịch trình lưu giữ và xử lý, quản lý hồ sơ, chính sách chia sẻ thông tin và quyền riêng tư.
3. Vai trò và trách nhiệm: Khung này phải xác định các chức năng thiết yếu của chương trình quản trị thông tin, bao gồm trách nhiệm của IG mà các phòng ban và nhân viên cụ thể sẽ đảm nhiệm trong quá trình tích hợp và triển khai.
4. Quản lý dữ liệu nội bộ và bên ngoài: Khung IG xác định cách tổ chức và nhân viên quản lý dữ liệu cụ thể. Các phần liên quan bao gồm tuân thủ pháp lý và quy định, quản lý thông tin cá nhân, các loại nội dung được chấp nhận, cách thông tin được chia sẻ và cách dữ liệu được lưu trữ và lưu trữ.

Việc thiết lập cách thức các tổ chức hoạt động và chia sẻ thông tin với các đối tác, bên liên quan và nhà cung cấp cũng rất quan trọng. Khung của bạn phải xác định các chính sách và thủ tục được thiết lập để chia sẻ thông tin với bên thứ ba, cách thức quy trình Quản trị thông tin ảnh hưởng đến các nghĩa vụ theo hợp đồng và cách bạn sẽ xác định liệu các đối tác và bên thứ ba của mình có đáp ứng được các mục tiêu IG của bạn hay không.

Hơn nữa, khuôn khổ của bạn phải nêu rõ các thủ tục trong trường hợp vi phạm dữ liệu, bao gồm cách báo cáo vi phạm và mất thông tin, quy trình phục hồi sau thảm họa, thông tin chi tiết về quản lý sự cố, chiến lược duy trì hoạt động kinh doanh và cách bạn sẽ kiểm tra các quy trình phục hồi sau thảm họa và duy trì hoạt động kinh doanh này.

Cuối cùng, khuôn khổ của bạn nên phác thảo quy trình giám sát liên tục của bạn. Bao gồm các kế hoạch đảm bảo chất lượng của các quy trình quản trị thông tin như cách bạn sẽ giám sát quyền truy cập thông tin, đo lường mức độ tuân thủ quy định, tiến hành đánh giá rủi ro, duy trì bảo mật đầy đủ và xem xét toàn bộ chương trình IG.

Quản trị thông tin so với quản trị dữ liệu

Nhiều người và tổ chức coi Quản trị thông tin và quản trị dữ liệu là một. Mặc dù cả hai đều cần thiết để các công ty đạt được mục tiêu kinh doanh của mình và mặc dù có một số điểm trùng lặp giữa chúng, chúng không giống hệt nhau.

Quản trị thông tin mang lại giá trị kinh doanh cho tổ chức từ tài sản dữ liệu của họ. Đó là công nghệ và hoạt động mà tổ chức sử dụng để tối đa hóa giá trị thông tin của họ trong khi giảm thiểu chi phí và rủi ro liên quan.

Mặt khác, quản trị dữ liệu đề cập đến việc kiểm soát thông tin ở cấp độ đơn vị kinh doanh để đảm bảo thông tin chính xác và đáng tin cậy. Các chương trình của nó bao gồm các thủ tục để quản lý khả năng sử dụng, tính khả dụng, tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu.

Nói tóm lại, quản trị dữ liệu ngăn chặn rác thải xâm nhập, trong khi quản trị thông tin đề cập đến các quyết định bạn đưa ra khi sử dụng dữ liệu.

Sau đây là một số ví dụ về các loại hoạt động liên quan đến cả hai lĩnh vực để giúp minh họa sự khác biệt.

• Các hoạt động quản trị dữ liệu bao gồm quản lý siêu dữ liệu, hoạt động dữ liệu, quản lý dữ liệu, kiến ​​trúc dữ liệu, chất lượng dữ liệu và dữ liệu chính.
• Mặt khác, IG quan tâm đến việc quản lý vòng đời dữ liệu của một tổ chức . Nó bao gồm các hoạt động và quy trình như trao đổi thông tin cá nhân, kiểm toán tuân thủ quy định, hồ sơ, lịch trình lưu giữ, eDiscovery và bảo vệ quyền riêng tư dữ liệu.

Quản trị dữ liệu là trách nhiệm của CNTT, nhưng Quản trị thông tin có phạm vi rộng hơn. Bạn có thể sử dụng IG để đáp ứng nhu cầu kinh doanh và tuân thủ liên quan đến việc sử dụng và lưu giữ dữ liệu, khiến nó trở thành một kỷ luật chiến lược đóng vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp của bạn.

Việc áp dụng IG và quản trị dữ liệu cùng nhau có thể tạo ra các hoạt động quản lý thông tin giúp bạn mang lại giá trị kinh doanh cao hơn.

Tại sao Quản trị thông tin lại quan trọng?

Thông tin là nguồn lực quan trọng trong bất kỳ tổ chức hoặc doanh nghiệp nào. Không có thông tin, hoạt động kinh doanh không thể thực hiện được. Theo đó, các công ty đầu tư vào quy trình, công nghệ và con người để đảm bảo thông tin có thể hỗ trợ doanh nghiệp.

Do những khoản đầu tư đáng kể liên quan đến việc tạo ra, sử dụng, bảo vệ và chia sẻ thông tin, các tổ chức xem thông tin như một loại tài sản kinh doanh, tương tự như thiết bị, tòa nhà và nguồn tài chính cần thiết để điều hành doanh nghiệp.

Giám sát và quản lý tài nguyên hoặc tài sản là mục tiêu chính của bất kỳ hoạt động quản trị doanh nghiệp nào. Hơn nữa, giống như bất kỳ tài sản nào khác, thông tin cần được quản lý để đảm bảo rằng bạn giải quyết giá trị của nó và các rủi ro liên quan một cách có trách nhiệm.

Quản trị thông tin cung cấp cho doanh nghiệp phương pháp tiếp cận có kỷ luật để quản lý rủi ro và giá trị liên quan đến thông tin.

Vì IG vẫn là một lĩnh vực mới nổi, nên có nhiều câu hỏi xoay quanh vai trò của nó trong các quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, một chương trình IG được triển khai đúng cách cho phép các tổ chức thực hiện những điều sau:

• Hỗ trợ nhu cầu kinh doanh, ưu tiên và mục tiêu chiến lược, thay đổi tùy theo các yếu tố như văn hóa tổ chức, nguồn lực sẵn có và mức độ tham gia của các bên liên quan.
• Tránh vi phạm dữ liệu.
• Đạt được sự tuân thủ theo quy định và giảm thiểu các rủi ro liên quan như hình phạt.
• Cải thiện khả năng phân tích dữ liệu.
• Cải thiện ROI trong kinh doanh thông minh doanh nghiệp.
• Xây dựng quyền kiểm soát đối với CNTT thuê ngoài và các hệ thống đang phát triển.
• Nâng cao nhận thức của nhân viên về các chính sách thông tin quan trọng.
• Giảm chi phí lưu trữ thông tin và eDiscovery (công nghệ khám phá tài liệu).

Ví dụ, do những thách thức mà ngành chăm sóc sức khỏe hiện đang phải đối mặt, liên quan đến những thay đổi trong việc chăm sóc, mô hình thanh toán, yêu cầu hợp tác với những bên khác, kỳ vọng mới của khách hàng, công nghệ và quy định ngày càng tăng, Quản trị thông tin hiện trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Đây là cách tốt nhất để các tổ chức chăm sóc sức khỏe và các tổ chức liên quan đảm bảo rằng thông tin của họ đáng tin cậy và họ có thể tin tưởng rằng thông tin đó sẽ đáp ứng mọi nhu cầu đa dạng của mình.

IG cho phép bạn đưa ra quyết định dựa trên nhu cầu của tổ chức chứ không phải công nghệ. Nó cũng loại bỏ những người ra quyết định ngẫu nhiên (những người tình cờ sở hữu dữ liệu tại một thời điểm cụ thể trong chu kỳ của nó) vì họ có xu hướng đưa ra quyết định độc lập với nhu cầu của các bên liên quan khác.

Làm thế nào để bắt đầu

Để xác định nơi tốt nhất để bắt đầu sáng kiến ​​IG, bạn cần tìm ra cách hỗ trợ các nỗ lực chiến lược của tổ chức bằng thông tin và dữ liệu đáng tin cậy.

Các tổ chức thường có sứ mệnh và tầm nhìn hướng dẫn họ trong quá trình kinh doanh và phát triển các chiến lược để giúp đạt được mục tiêu của mình. Do đó, việc xem xét kỹ lưỡng các chiến lược và mục tiêu kinh doanh đó có thể cho bạn một gợi ý mạnh mẽ về nơi và cách bắt đầu sáng kiến ​​IG của bạn.

Vì bạn không thể đạt được bất kỳ mục tiêu tổ chức nào nếu không có thông tin hữu ích, nên nơi tốt nhất để bắt đầu sáng kiến ​​IG của bạn là xác định vấn đề (điểm khó khăn) có thông tin cần giải quyết hoặc thậm chí là cơ hội kinh doanh giúp giảm chi phí và tăng doanh thu.

Sự liên kết chiến lược như vậy có nghĩa là bạn nên đưa nhu cầu IG của mình vào một chiến lược rộng hơn sẽ giúp đạt được mục tiêu của tổ chức. Mục tiêu của bạn có thể rộng và đa dạng, chẳng hạn như quản lý không gian (bất động sản) tốt hơn, mở rộng dịch vụ cung cấp thông qua việc mua lại và tích hợp các doanh nghiệp khác, tạo ra các giao thức dịch vụ khách hàng mới hoặc giảm chi phí.

Vì IG là một yêu cầu về trách nhiệm và quyền để cho phép chức năng phù hợp của nhiều khía cạnh thông tin khác nhau, nên việc cung cấp quyền quyết định sẽ xác định quyền sở hữu dữ liệu và ai có quyền đưa ra quyết định về dữ liệu đó.

Do đó, bằng cách xác định chủ sở hữu và người ra quyết định, bạn có thể chỉ định trách nhiệm và giải trình cho các quyết định về dữ liệu, đây có lẽ là một khái niệm thiết yếu cần triển khai khi tạo chính sách IG của bạn. Trách nhiệm là rất quan trọng vì khi sự phụ thuộc vào dữ liệu tăng lên, bạn có thể đưa ra quyết định kinh doanh theo mặc định, thường là bằng cách chọn con đường dễ nhất và thường tách biệt với các cân nhắc khác.

Thông tin chính Lĩnh vực quản lý

Bạn nên cân nhắc những lĩnh vực chính sau đây khi tạo chính sách Quản trị thông tin của mình:

Chính sách sử dụng: Bạn có thể hạn chế nhiều rủi ro bảo mật bằng cách sử dụng chính sách sử dụng được xác định rõ ràng, nêu chi tiết ai có thể truy cập dữ liệu và trong trường hợp nào.

Trách nhiệm giải trình: Bạn nên tạo một vị trí như Giám đốc dữ liệu hoặc dành một phòng ban để tạo ra các chính sách chuẩn nhằm đảm bảo rằng có người trong tổ chức của bạn chịu trách nhiệm về các chính sách xử lý dữ liệu.

Quản lý hồ sơ: Các tổ chức lớn có thể lưu trữ tới 10 petabyte thông tin hàng năm, điều này rất tốn kém. Sử dụng IG, bạn có thể tiết kiệm chi phí lưu trữ bằng cách xác định và lưu trữ dữ liệu có giá trị.

Tuân thủ: Luật pháp, nhu cầu kinh doanh và quy định chi phối cách bạn lưu giữ thông tin của mình. Sau đó, bạn nên loại bỏ thông tin theo lịch trình vòng đời đã thiết lập dựa trên các yêu cầu pháp lý, quy định và kinh doanh.

Giáo dục: Giống như mọi chính sách khác của công ty, việc đào tạo nhân viên, đối tác và nhà cung cấp về chương trình IG của bạn phải được thực hiện toàn diện.

Công nghệ: Một IG hoàn chỉnh cũng có thể giải quyết vấn đề quản trị CNTT. Nó có thể cung cấp cho các chuyên gia CNTT các chính sách như tạo phân cấp lưu trữ hoặc có được các lược đồ truy cập được mở rộng phù hợp.

Lợi ích của quản trị thông tin

• Dữ liệu an toàn và bảo mật hơn. Chính sách IG hiệu quả cho phép bạn tạo ra các quy tắc, tiêu chuẩn, quy định và trách nhiệm hướng tới việc giữ dữ liệu an toàn và bảo mật.
• IG giúp tăng năng suất vì nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác thông qua việc chia sẻ thông tin tình báo.
• Giảm chi phí. Một chính sách IG rõ ràng cho phép tổ chức của bạn tiết kiệm tiền vì nó trở nên sáng suốt hơn về dữ liệu bạn lưu trữ, phương tiện lưu trữ và thời gian lưu trữ. Nó cũng làm giảm sự trùng lặp lãng phí công sức.
• Truy cập dữ liệu hiệu quả. IG cho phép bạn truy cập dữ liệu hữu ích và có ý nghĩa một cách dễ dàng vì dữ liệu được phân loại, bảo mật và hỗ trợ bởi các chính sách rõ ràng.
• Quản lý rủi ro. Chính sách thông tin phân loại dữ liệu cho phép bạn phân loại rủi ro theo từng loại dữ liệu, tập trung vào tính bảo mật cao khi cần thiết.
• Trí tuệ kinh doanh. Truy cập hiệu quả và dễ dàng vào dữ liệu xu hướng và lịch sử cho phép các nhà phát triển và nhà tiếp thị đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
• Hiệu quả vòng đời. IG loại bỏ các kho dữ liệu, nghĩa là bạn có thể thu được nhiều giá trị hơn từ dữ liệu của mình tại mọi thời điểm trong vòng đời của nó.
• Tuân thủ quy định. Nếu không có dữ liệu được phân loại tốt và dễ truy cập, quá trình thu thập dữ liệu cho các yêu cầu quy định sẽ trở thành cơn ác mộng.
• IG giảm đáng kể chi phí kiện tụng và khám phá. Nó cho phép eDiscovery nhanh chóng và toàn diện vì nó cho phép dễ dàng xác định và chỉ truy cập vào thông tin phù hợp.
• IG tăng tính linh hoạt của doanh nghiệp nhờ cải thiện quy trình ra quyết định. IG phác thảo cách thức tổ chức sẽ cung cấp thông tin cho người dùng doanh nghiệp, giúp giảm sự phân chia và quan liêu.
• Chu kỳ bán hàng rút ngắn làm tăng lợi nhuận.
• Giúp các công ty cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn. IG đã đặt ra tiêu chuẩn về cách bạn sắp xếp, phân loại và truy cập thông tin.
• IG cải thiện năng suất của nhân viên bằng cách cung cấp càng ít phiên bản thông tin hoặc tài liệu càng tốt, giúp thông tin dễ lưu trữ và truy cập.

Luật và quy định về quản lý thông tin

Khi khối lượng dữ liệu doanh nghiệp tăng lên và các cải tiến công nghệ liên tục mở rộng năng lực kinh doanh, các quy định đặt ra luật lệ và nhiệm vụ nghiêm ngặt đối với quy trình IG đã trở thành chuẩn mực. Điều này đúng đối với bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư vì thông tin nhận dạng cá nhân (PIN) gần đây đã trở thành mục tiêu lớn cho các tác nhân trực tuyến và tin tặc độc ác.

Luật về quyền riêng tư đã bắt đầu mở rộng trên toàn cầu, tạo ra các nghĩa vụ quản lý an ninh thông tin mới. Nhiều ngành công nghiệp đã phải tuân theo các quy định yêu cầu lưu giữ thông tin liên lạc và hồ sơ điện tử trong thời gian tối thiểu. Các quy định này bao gồm các chỉ thị từ các cơ quan liên bang như Bộ Tư pháp và Cơ quan Bảo vệ Môi trường hoặc Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch.

Các yêu cầu báo cáo theo quy định cũng yêu cầu các tổ chức cung cấp báo cáo tuân thủ hàng năm chi tiết. Một quy trình quản lý hồ sơ kinh doanh hợp lý cung cấp bằng chứng để chứng minh sự tuân thủ.

Hơn nữa, các quy tắc tuân thủ như Đạo luật chống tham nhũng ở nước ngoài yêu cầu các tổ chức phải chứng thực tính xác thực của các chương trình và hồ sơ IG của họ.

Có nhiều yêu cầu của ngành và chính phủ liên quan đến bảo mật dữ liệu, quản lý hồ sơ và lưu giữ dữ liệu có thể ảnh hưởng đến chiến lược IG của bạn. Dưới đây là một số luật thiết yếu mà tất cả các tổ chức hoạt động tại Hoa Kỳ cần biết.

• Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR): Đây là quy định trong luật EU về bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư tại EU và Khu vực kinh tế châu Âu.
• Đạo luật bảo mật người tiêu dùng California (CCPA): Luật này trao cho người tiêu dùng quyền kiểm soát nhiều hơn đối với thông tin cá nhân mà doanh nghiệp thu thập về họ và các quy định của CCPA cung cấp hướng dẫn về cách thực hiện luật.
• Đạo luật Quyền riêng tư của California (CPRA): Khung pháp lý mới và toàn diện này áp dụng cho thông tin cá nhân của cư dân California là nhân viên, người xin việc, nhà thầu độc lập và thành viên hội đồng quản trị, cũng như người phụ thuộc của nhân viên nhận được phúc lợi thông qua người sử dụng lao động.
• Đạo luật Sarbanes-Oxley năm 2002 (SOX): Đây là quy định quan trọng áp dụng cho tất cả các công ty đại chúng. SOX chuẩn hóa các hoạt động quản lý hồ sơ mà không có ngoại lệ. Đạo luật này yêu cầu thực hiện các biện pháp kiểm soát đối với quy trình giảm thiểu rủi ro và hồ sơ tài chính của công ty. Đạo luật này cũng quy định rằng các công ty phải lưu giữ hồ sơ kinh doanh trong ít nhất năm năm.
• Đạo luật về khả năng chuyển đổi và trách nhiệm giải trình bảo hiểm y tế (HIPAA): Áp dụng cho các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe cũng như các tổ chức thông tin y tế và các đối tác kinh doanh và thực thể được bảo vệ khác lưu trữ, quản lý và truyền tải thông tin y tế được bảo vệ.
• Đạo luật Hồ sơ Liên bang (44 USC 31) và các luật liên quan: Yêu cầu các cơ quan liên bang tạo hồ sơ đầy đủ ghi lại mọi hoạt động của họ. Họ cũng nên lưu trữ hồ sơ để thực hành lưu trữ an toàn, truy xuất hiệu quả và xử lý đúng cách.
• Đạo luật Gramm-Leach-Bliley (GLBA): Đạo luật này yêu cầu các tổ chức tài chính phải bảo vệ thông tin cá nhân không công khai của khách hàng. Họ phải lưu trữ hồ sơ tài chính một cách an toàn cho đến khi không còn cần thiết nữa, sau đó họ phải hủy chúng để đảm bảo không ai có thể truy cập được.
• Đạo luật tuân thủ thuế tài khoản nước ngoài (FATCA)
• Tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu ngành thẻ thanh toán (PCI-DSS)
• Quy tắc tố tụng dân sự liên bang

Đo lường tiến độ quản trị thông tin

Các công cụ đánh giá như Mô hình trưởng thành IG và Mô hình tham chiếu IG giúp các công ty đo lường tiến độ thực hiện Quản trị thông tin của họ. Mô hình tham chiếu IG cung cấp cho các tập đoàn, hiệp hội ngành, công ty phân tích và các bên quan tâm khác một công cụ cho phép họ giao tiếp với các bên liên quan về các quy trình, hoạt động và trách nhiệm của chương trình IG của họ.

Mặt khác, Mô hình trưởng thành IG dựa trên tám Nguyên tắc lưu trữ hồ sơ được chấp nhận chung của ARMA . Mô hình trưởng thành xác định các đặc điểm của nhiều cấp độ chương trình lưu trữ hồ sơ khác nhau, từ IG kém chuẩn đến IG chuyển đổi. Mục tiêu của các tổ chức là đạt đến cấp độ chuyển đổi cao nhất, nơi các chiến lược IG được tích hợp vào cơ sở hạ tầng doanh nghiệp hoặc quy trình kinh doanh tổng thể để giúp tăng cường kiểm soát chi phí, dịch vụ khách hàng và lợi thế cạnh tranh.

Phần kết luận

IG là một yêu cầu về trách nhiệm và quyền để cho phép chức năng phù hợp của nhiều khía cạnh thông tin bao gồm tạo, định giá, sử dụng, lưu trữ, xóa và lưu trữ. Để sử dụng dữ liệu hiệu quả, IG bao gồm các chính sách, mục đích, quy trình và tiêu chuẩn giúp các tổ chức đạt được mục tiêu của mình.

Quản trị thông tin mang lại cho các tổ chức lợi ích và giá trị đáng kể, đặc biệt là khi bộ sưu tập và lưu trữ dữ liệu của họ tăng lên và sự giám sát theo quy định tăng lên. Việc phát triển và triển khai chiến lược IG hợp lý giúp các tổ chức đảm bảo tính khả dụng của dữ liệu, kiểm soát chi phí, giảm thiểu rủi ro mạng và đáp ứng các thách thức theo quy định. Hãy bắt đầu ngay hôm nay trước khi tổ chức của bạn gặp phải vi phạm bảo mật, phải đối mặt với vụ kiện, không vượt qua được cuộc kiểm toán hoặc bị tổn hại danh tiếng.