Mọi doanh nghiệp đều phải xử lý khối lượng thông tin khổng lồ mà họ thu thập, tạo ra hoặc lưu trữ trong suốt vòng đời và khi họ phát triển. Vì thông tin là yếu tố quan trọng giúp tăng năng suất và lợi nhuận của doanh nghiệp nên cần phải quản lý thông tin một cách chính xác.

Một doanh nghiệp thu thập, tạo, phân loại và lưu trữ dữ liệu và sau đó xóa dữ liệu khi dữ liệu trở nên lỗi thời. Do đó, quản lý vòng đời thông tin (ILM) là một phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào không ngừng phát triển và tiến hóa.

ILM (một dạng quản lý vòng đời dữ liệu) là phương pháp hay nhất để quản lý dữ liệu kinh doanh trong suốt vòng đời của nó. Các giải pháp này có thể cải thiện hiệu suất của các ứng dụng doanh nghiệp và giảm chi phí cơ sở hạ tầng. Chúng cũng có thể cung cấp các khuôn khổ rủi ro, tuân thủ và quản trị cho dữ liệu doanh nghiệp.

Do đó, các tổ chức có thể tối ưu hóa cơ sở hạ tầng của mình bằng ILM với chiến lược quản lý dữ liệu doanh nghiệp theo từng tầng, đồng thời thiết lập khuôn khổ kiểm soát để quản trị và tuân thủ dữ liệu.

Các nhà phân tích ngành chỉ ra rằng rất nhiều dữ liệu mà doanh nghiệp dựa vào không phải là dữ liệu hiện tại. Với giá trị của dữ liệu giảm mạnh theo thời gian, cần phải thiết lập quản lý vòng đời công nghệ thông tin. Nó sẽ đảm bảo rằng chỉ dữ liệu hiện tại, đang hoạt động mới tiêu thụ các tài nguyên tính toán, xử lý và lưu trữ cấp một có giá trị và chính sách tuân thủ sẽ chi phối tất cả dữ liệu trong suốt vòng đời của nó.

Tổng quan về Quản lý vòng đời thông tin là gì?

Quản lý vòng đời thông tin (ILM) đề cập đến việc giám sát dữ liệu (thông tin) từ khi tạo ra cho đến khi ngừng sử dụng để tối ưu hóa tiện ích và giảm chi phí. Nó cũng nhằm mục đích giảm thiểu rủi ro tuân thủ và pháp lý mà dữ liệu đưa vào.

ILM giúp liên kết thông tin với các yêu cầu kinh doanh thông qua các mức dịch vụ và chính sách quản lý liên quan đến siêu dữ liệu, dữ liệu và ứng dụng.

Các doanh nghiệp phải quản lý thông tin và dữ liệu trong suốt vòng đời của chúng. ILM bắt đầu khi họ tạo hoặc nhận hồ sơ và sau đó bao gồm việc sử dụng, bảo trì, lưu trữ và truy xuất hồ sơ. Ở giai đoạn cuối, thông tin sẽ được xử lý, hủy hoặc lưu giữ vĩnh viễn theo lịch trình lưu giữ hồ sơ đã thiết lập.

Hơn nữa, các tổ chức phải quản lý tất cả thông tin với sự bảo vệ và bảo mật thích hợp, đặc biệt là đối với thông tin cá nhân và thông tin bí mật. Các biện pháp thực hành quản lý vòng đời thông tin tốt nhất bao gồm tối ưu hóa lưu trữ cùng với các chiến lược cải thiện chất lượng dữ liệu, tiện ích và an toàn.

Đặc điểm của Quản lý vòng đời thông tin

ILM có một số đặc điểm xác định:

• Tập trung vào doanh nghiệp: Các doanh nghiệp nên tích hợp ILM vào các quy trình, sáng kiến ​​và ứng dụng chính của mình để đáp ứng nhu cầu và sự tăng trưởng hiện tại và tương lai về thông tin.
• Quản lý tập trung: Các doanh nghiệp nên đưa tài sản thông tin của mình vào phạm vi chiến lược ILM.
• Dựa trên chính sách: Các doanh nghiệp nên triển khai chính sách quản lý vòng đời thông tin bao gồm tất cả các quy trình, ứng dụng và tài nguyên của mình.
• Tối ưu hóa: Chiến lược quản lý vòng đời thông tin cần xem xét các yêu cầu lưu trữ dữ liệu khác nhau và phân bổ tài nguyên dựa trên giá trị dữ liệu kinh doanh.
• Không đồng nhất: Các chiến lược ILM cần xem xét tất cả các loại hệ điều hành và nền tảng lưu trữ có sẵn.

Quy trình quản lý vòng đời thông tin

Vòng đời quản lý thông tin bắt đầu từ rất lâu trước khi doanh nghiệp hoặc tổ chức bắt đầu. Trước khi bắt đầu, một công ty hoặc tổ chức tiến hành nghiên cứu thị trường liên quan đến việc thu thập lượng thông tin khổng lồ để đưa ra các quyết định quan trọng. Những thông tin này bao gồm sản phẩm hoặc dịch vụ cần tập trung vào (sản xuất, phân phối hoặc quản lý), khách hàng hoặc phân khúc thị trường cần tập trung vào, vị trí thích hợp, giá cả và đối thủ cạnh tranh hiện tại.

Khi doanh nghiệp cuối cùng bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp bắt đầu tạo và thu thập thông tin để sử dụng thêm nhằm tinh chỉnh các quy trình và thủ tục của mình. Sau đó, doanh nghiệp phân loại và lưu trữ thông tin đã tạo và quản lý sao cho có thể truy xuất khi cần.

Khi doanh nghiệp hoặc tổ chức phát triển, nó sẽ lưu trữ thông tin cũ hơn và xóa dữ liệu lỗi thời. Nó cũng bảo mật dữ liệu được lưu trữ để đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập. Do đó, các doanh nghiệp liên tục phân tích và đánh giá dữ liệu để sử dụng cho việc hình thành chiến lược và cho các quy trình ra quyết định.

Chính sách quản lý vòng đời thông tin

Chính sách quản lý vòng đời thông tin bao gồm lưu trữ dữ liệu và chính sách thông tin bao quát thúc đẩy các quy trình quản lý. Các mục tiêu và trình điều khiển kinh doanh quyết định các chính sách ILM, do đó chúng thường gắn liền với khuôn khổ quản lý vòng đời thông tin của quản lý và quản trị CNTT tổng thể, quy trình kiểm soát thay đổi, thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) và tính khả dụng của hệ thống và thời gian phục hồi.

Mục tiêu quản lý vòng đời thông tin

Quản lý dữ liệu là một nhiệm vụ đầy thách thức, nhưng có những mục tiêu cụ thể mà một doanh nghiệp cần cân nhắc. Chúng tạo thành nền tảng để đạt được luồng thông tin thông suốt và hợp lý. Các mục tiêu chính của ILM là:

• Bảo mật và tính bảo mật của dữ liệu: Khối lượng dữ liệu khổng lồ hiện có đồng nghĩa với lượng rủi ro và mối đe dọa cao chưa từng có. Ngày nay, dữ liệu gần như là loại tiền tệ mới của thế giới kỹ thuật số, do đó, tính bảo mật của dữ liệu là vô cùng cần thiết đối với bất kỳ cá nhân và tổ chức nào. Do đó, cần phải bảo vệ tính bảo mật của dữ liệu, ngăn chặn truy cập từ người dùng bên thứ ba trái phép và bảo vệ dữ liệu khỏi phần mềm độc hại hoặc hỏng hóc.
• Tính khả dụng: Vì dữ liệu là động lực của thế giới kỹ thuật số, nên việc đảm bảo dữ liệu luôn sẵn sàng khi cần là điều hợp lý. Việc thiếu tính khả dụng dẫn đến lỗi liên tiếp của các quy trình phụ thuộc vào thông tin từ các quy trình trước đó, khiến dữ liệu trở thành một trong những mục tiêu chính của ILM.
• Tính toàn vẹn: Dữ liệu được sử dụng trong các hoạt động hàng ngày, khiến dữ liệu phải trải qua nhiều lần sửa đổi và chỉnh sửa cho mọi trường hợp sử dụng. Ngoài ra, còn có sự gia tăng triển khai các công nghệ lấy dữ liệu làm trung tâm như điện toán đám mây, điện toán biên hoặc Internet vạn vật (IoT). Do đó, tính toàn vẹn của dữ liệu là cần thiết để đảm bảo thông tin chính xác có sẵn cho tất cả người dùng và mọi thay đổi được thực hiện đều phản ánh trong mọi trường hợp.

Chiến lược quản lý vòng đời thông tin

Việc xây dựng chiến lược ILM có thể giúp doanh nghiệp xác định cách xử lý dữ liệu, thông tin và phương tiện lưu trữ hoặc tận dụng biện pháp bảo vệ theo từng cấp độ.

Lùi lại một bước: Nếu có điều gì đó xảy ra với dữ liệu kinh doanh, thông tin và ứng dụng, doanh nghiệp không thể quay ngược thời gian để sửa lỗi hoặc tìm và truy cập các hồ sơ đó nếu không có bản sao lưu. Do đó, cần có chiến lược bảo vệ vòng đời thông tin để quản lý và phối hợp các vòng đời khác nhau trong khuôn khổ quản lý vòng đời dữ liệu và thông tin.

Xem xét Tương lai và Quá khứ: Dữ liệu vẫn hoạt động theo góc nhìn đọc trong các khoảng thời gian khác nhau hoặc trên cơ sở liên tục. Các doanh nghiệp liên tục tạo ra dữ liệu mới, siêu dữ liệu, bản sao và bản sao của bản sao. Do đó, bằng cách hiểu rằng dữ liệu cơ sở vẫn tĩnh và không thay đổi, các doanh nghiệp có được cái nhìn sâu sắc về cách bảo vệ dữ liệu trong tương lai – ví dụ, bảo vệ dữ liệu tĩnh thường xuyên.

Tập trung vào điều cốt yếu: Các doanh nghiệp biết được những điểm tương đồng và khác biệt giữa dữ liệu, thông tin và lưu trữ phương tiện của họ, cùng với ILM và bảo vệ theo tầng liên quan. Do đó, họ có thể mở khóa giá trị và loại bỏ sự phức tạp và chi phí cao để duy trì tăng trưởng. Để làm được điều này, họ bắt đầu bằng cách xem xét lại việc quản lý thông tin cùng với phương tiện lưu trữ, sao lưu và vòng đời tương ứng của họ.

Tại sao cần quản lý vòng đời thông tin?

Định nghĩa quản lý vòng đời thông tin nêu trên cho thấy ILM rất quan trọng đối với các doanh nghiệp lấy dữ liệu làm trung tâm, chẳng hạn như ngân hàng, viễn thông hoặc bảo hiểm. Dưới đây là một số lý do khác để triển khai chính sách quản lý vòng đời thông tin:

1. Tìm Khó khăn với Các Vấn đề Tuân thủ
   Tuân thủ Liên bang và Tiểu bang là bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp. Điều này chỉ khả thi khi dữ liệu kinh doanh được quản lý tốt. Ví dụ, ngành ngân hàng yêu cầu tất cả các công ty phải giữ thông tin khách hàng của họ an toàn. Họ cũng lưu giữ thông tin như chi tiết giao dịch, chi tiết an sinh xã hội và thông tin liên lạc.
   Do đó, họ cần xác thực, cập nhật và duy trì thông tin để theo dõi khách hàng hiện tại và trước đây. Tương tự như vậy, họ cũng nên lưu giữ dữ liệu liên quan đến thuế và nộp thường xuyên với các cơ quan có thẩm quyền. ILM đảm bảo các công ty cập nhật thông tin của họ định kỳ và nộp theo đúng định dạng đúng hạn. (Xem các quy định tuân thủ này để tìm hiểu thêm: GDPR , CCPA , CPRA , PCI , FedRAMP )
2. Đối mặt với nhiều hành động pháp lý
   Các doanh nghiệp thường xuyên phải đối mặt với các hành động pháp lý do nhà cung cấp hoặc khách hàng khởi xướng cần phân tích thông tin cơ sở dữ liệu của họ. Siêu dữ liệu có thể cung cấp cho họ đủ thông tin về lý do tại sao họ phải đối mặt với các hành động pháp lý và cho phép họ thực hiện các sửa đổi. Dữ liệu cũng có thể giúp các doanh nghiệp cung cấp đủ bằng chứng để phản đối các hành động pháp lý chống lại họ.
3. Không thực hiện tối ưu
   Chỉ có thể tối ưu hóa các quy trình sau khi hiệu suất của chúng được định lượng và so sánh với kế hoạch. Việc theo dõi các quy trình liên quan cuối cùng cho phép doanh nghiệp hiểu được thời gian cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ và đo lường tỷ lệ thành công hoặc thất bại.
   Ví dụ, đối với một doanh nghiệp thương mại điện tử, thời gian khách hàng dành trên trang web, khối lượng giao dịch hoàn thành hoặc thời gian thực hiện cho mỗi giao dịch đều cung cấp thông tin có giá trị cho phép chủ sở hữu tối ưu hóa hiệu suất của trang web.
4. Dịch vụ khách hàng nhanh chóng và hiệu quả
   Các doanh nghiệp có thể nhanh chóng lấy thông tin chi tiết về khách hàng từ số điện thoại của họ là sự gia tăng lòng tin trong mắt khách hàng. Họ có thể giải quyết các thắc mắc của khách hàng nhanh chóng và cải thiện dịch vụ khách hàng cũng như sự hài lòng của họ. Đổi lại, điều này tạo ra lòng trung thành với thương hiệu và các đánh giá tốt thu hút doanh nghiệp mới.

Các giai đoạn của Quản lý vòng đời thông tin

Các ngành công nghiệp khác nhau thường có các giai đoạn quản lý vòng đời thông tin khác nhau. Tuy nhiên, có thể phân loại chúng thành các giai đoạn chung sau:

1. Thu thập dữ liệu
   Các doanh nghiệp thu thập dữ liệu từ các nguồn đáng tin cậy – trực tuyến và ngoại tuyến. Các mạng xã hội và Internet là nguồn dữ liệu lớn có sẵn cho người dùng miễn phí và trả phí. Một số công ty cung cấp thông tin xác thực dựa trên yêu cầu của họ, có giá trị hơn.
2. Tạo dữ liệu
   Khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp bắt đầu tạo và thu thập thông tin trên quy mô lớn. Doanh nghiệp ghi lại dữ liệu hàng ngày trong tất cả các quy trình và lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số, bao gồm chấm công, kiểm kê, hóa đơn, khiếu nại, truy vấn và các giao dịch khác.
3. Phân loại dữ liệu
   Doanh nghiệp sẽ phân loại mọi dữ liệu đã thu thập và nhập trước khi lưu trữ. Phân loại giúp lưu trữ và truy xuất dữ liệu hiệu quả hơn. Các doanh nghiệp lớn quản lý cơ sở dữ liệu lưu trữ thông tin theo danh mục và cung cấp nhiều tiện ích xử lý, giúp thông tin có giá trị hơn. Họ lưu giữ và phân loại dữ liệu theo từng tầng để truy xuất hiệu quả và quản lý tốt hơn.
4. Lưu trữ dữ liệu
   Thu thập và lưu trữ dữ liệu trong một khoảng thời gian trở nên cồng kềnh, khiến việc sắp xếp và lưu trữ thông tin trở nên khó khăn. Do đó, điều quan trọng là phải lập tài liệu và lưu trữ dữ liệu được lưu trữ định kỳ để có thể sử dụng khi cần và cho phép các truy vấn và giao dịch thường xuyên chỉ sử dụng dữ liệu mới nhất và có liên quan.
5. Bảo mật dữ liệu
   Cho dù là dữ liệu thời gian thực hay dữ liệu lưu trữ, các doanh nghiệp đều phải lưu trữ dữ liệu của mình một cách an toàn. An ninh mạng rất quan trọng đối với việc bảo vệ vòng đời thông tin do số lượng các mối đe dọa đối với quyền riêng tư dữ liệu và các cuộc tấn công từ những tác nhân độc hại trên toàn thế giới ngày càng tăng.
6. Xử lý
   dữ liệu Dữ liệu trở nên lỗi thời theo thời gian vì một số lý do, chẳng hạn như thay đổi quy trình, thay đổi chính sách hoặc áp dụng các chiến lược tốt hơn. Chi phí dữ liệu lỗi thời đối với doanh nghiệp có thể khá cao do chi phí liên quan đến bảo mật dữ liệu, xử lý, lưu trữ và truy xuất dữ liệu. Đánh giá thông tin định kỳ là cần thiết để loại bỏ dữ liệu lỗi thời.
7. Phân công dữ liệu
   Đánh giá những gì bạn lưu trữ là điều cần thiết để sử dụng chúng. Quản lý dữ liệu tốn kém và đòi hỏi phải đánh giá cẩn thận thường xuyên. Các doanh nghiệp có thể biên soạn và lưu trữ dữ liệu số lượng lớn để sử dụng sau này cho các phép tính. Họ cũng có thể truy xuất và phân tích dữ liệu cũ để so sánh và xác định các mẫu giúp đưa ra quyết định quản lý.

Quản lý vòng đời hồ sơ và thông tin

Quản lý hồ sơ là một phần quan trọng của chiến lược ILM tổng thể. Nó đảm bảo tính khả dụng và tính xác thực của hồ sơ theo thời gian để giúp doanh nghiệp hoàn thành sứ mệnh và đưa ra quyết định. Nó cũng giúp đảm bảo tuân thủ các quy định của ngành và luật pháp của chính phủ.

Chính sách quản lý hồ sơ là trung tâm của quản lý hồ sơ – chính sách vòng đời thông tin. Chúng xác định thông tin và dữ liệu nào mà doanh nghiệp lưu giữ dưới dạng hồ sơ. Các chính sách này cũng xác định các thủ tục quản lý hồ sơ, thời gian lưu giữ và hủy an toàn.

Lợi ích của Quản lý vòng đời thông tin

Lợi ích của quản lý vòng đời thông tin khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp. Từ dịch vụ khách hàng đến quản lý nội dung, thông tin hiện là động lực giúp các công ty tồn tại và thành công trong một thị trường cạnh tranh cao.

Việc triển khai quản lý vòng đời thông tin chuyển đổi việc quản lý dữ liệu và mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích đáng kể thông qua việc đơn giản hóa và hợp nhất các nguồn lực và hệ thống công nghệ thông tin. Nó cũng giúp giảm sự gia tăng thông tin được lưu trữ và hỗ trợ đầu tư vào quản lý vòng đời thông tin doanh nghiệp để tạo ra sự gia tăng rõ rệt về các khả năng kinh doanh cụ thể.

Dưới đây là những lợi ích thiết yếu của quản lý vòng đời thông tin:

• Giảm rủi ro: ILM giảm thông tin đã hết hạn và không cần thiết, giúp dữ liệu của bạn dễ khám phá và quản lý hơn. Giảm khối lượng thông tin không cần thiết giúp giảm nguy cơ mất dữ liệu, rò rỉ và phát hiện ra nội dung bất lợi. Ngoài ra, các doanh nghiệp biết nơi tìm thông tin được lưu trữ điện tử (ESI) sẽ giảm nguy cơ bỏ sót dữ liệu quan trọng khi tìm kiếm.
• Quản lý nội dung: ILM cho phép doanh nghiệp quản lý nội dung của mình từ thời điểm tạo hoặc thu thập cho đến khi lưu trữ, loại bỏ hoặc ngừng sử dụng.
• Dịch vụ được cải thiện: eDiscovery, quản lý hồ sơ và lưu trữ có thể ngừng trở thành sự sao nhãng làm hao tổn pháp lý và CNTT. Doanh nghiệp và pháp lý có thể tập trung nhiều thời gian và công sức hơn vào việc phục vụ khách hàng và thực hiện chiến lược kinh doanh và ít hơn vào các yêu cầu quản lý thông tin và eDiscovery.
• Tiết kiệm chi phí: Các doanh nghiệp có thể giảm chi phí lưu trữ, giữ lại hợp pháp và eDiscovery bằng cách sử dụng các giải pháp quản lý vòng đời thông tin tốt hơn. Giảm “rác kỹ thuật số” làm giảm phạm vi tìm kiếm chung của doanh nghiệp trong khi cải thiện cơ hội tìm thấy thông tin kịp thời. Ngoài ra, việc giảm dữ liệu trùng lặp và không có giá trị gia tăng sẽ tác động trực tiếp đến chi phí khám phá.
• Truy cập thông tin nhanh hơn: Phân loại dữ liệu được tạo, thu thập hoặc lưu trữ theo ILM giúp doanh nghiệp truy cập thông tin nhanh hơn.
• Quản trị hiệu quả hơn: Quản lý vòng đời thông tin có thể đưa ra các biện pháp kiểm soát quản lý có lợi cho doanh nghiệp. ILM cũng có thể mang lại lợi ích là cải thiện quản lý thông tin cho toàn bộ doanh nghiệp.

Dòng cuối cùng

Điều thú vị là, bất kể ngành nào, quản lý vòng đời thông tin vẫn giống nhau – từ các nhà bán lẻ trực tuyến đến các doanh nghiệp ngân hàng, viễn thông hoặc bảo hiểm. Thông tin phải trải qua các giai đoạn quản lý vòng đời thông tin tại một số thời điểm.

Các doanh nghiệp bắt đầu ILM bằng cách thu thập dữ liệu thị trường để xác định tính khả thi và hiểu được đối thủ cạnh tranh. Sau đó, họ sử dụng các công cụ quản lý vòng đời thông tin để tạo và thu thập thông tin mà họ phân loại và lưu trữ vì nhiều lý do khác nhau. Sau đó, họ sử dụng các công cụ trí tuệ kinh doanh để phân tích quy trình và tinh chỉnh.

Các doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào thông tin họ thu thập, tạo, phân tích và lưu trữ. Do đó, họ phải coi trọng bảo mật dữ liệu để bảo vệ tài sản và lợi ích thông tin của mình. Họ cũng sử dụng quản lý hồ sơ để lưu trữ và loại bỏ thông tin nhằm tiết kiệm không gian lưu trữ và giảm thiểu chi phí liên quan.

Điểm mấu chốt là các doanh nghiệp càng sáng tạo trong việc quản lý vòng đời thông tin thì họ càng được hưởng lợi nhiều hơn.